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档案管理制度有哪些?

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⑴综合档案归档接收制度
①厂各职能部门都要按照《档案法》和有关规定,建立健全综合文件材料的形成、积累、
收集、整理,立卷、归档工作,各部门要指定专人对本部门所形成的文件材料进行妥善保管和归档工作。
②按国家档案局的立卷标准要求,将金属物去掉,采用统一封皮,卷内按一定顺序,逐一编号,认真编写卷内目录、备考表,标明保管期限,档案装具以国家标准规格为准。
③除财务科以外,各部门要在第二年上半年以前,按材料自然过程,保持文件历史的内
在联系,按问题性质进行分类组卷,并按规定时间向厂综合档案室移交。财务档案在形成之后,在本部门保管一年再向档案室移交。
④档案人员参加设备开箱验收、产品定型会、科研项目的建立、基建竣工验收。
 
⑵档案借阅制度:
为加强各类档案的管理,确保档案的完整、准确、系统、安全,有效地提供利用,特制定本制度。
①凡是我厂职工因工作需要查借档案,经厂领导批准后,由借阅人在档案室办理借阅手续,填写借阅登记卡,在档案室内阅读后及时归还。
②外单位借阅档案,必须持介绍信,写明查阅目的,经领导批准办理借阅手续后,方可查阅.
③档案借阅一般不得带出档案室,确需带出时,须经领导批准,与档案管理员当面点清、登记并要及时归还,退还时要当面点清、登记、严格检查,确认无误后,在登记册上注销。
④查阅者要注意爱护档案,妥善使用,确保完整无损,不准私自转借、复印、抄录、圈注、折卷,所借文件如属案卷,只准翻阅有关部分,并要保密,阅后立即归档。
⑤借阅单位要摘录档案原件时,须经领导批准,对摘录的证据材料,经档案员审查后加盖公章生效。
⑥借阅档案者调动工作时,必须将所借档案主动退还档案室,不得转交他人使用。
 
⑶更改档案制度:
①各项档案需要更改,在更改前必须办理审批手续,填写修改通知单,由主管领导批准后方可进行。
②科技档案更改时必须先改蓝图,后改底图。
③档案部门及使用档案各部门,如发现图物不符,可随时将不符部分用铅笔在蓝图上勾
划清楚,经核对无误后及时更改底图。对有物无图部分可复制底图,底图随时返回档案室。
④底图经过修改补充后,档案管理人员立即复晒,便于利用和存档
⑷档案鉴定、销毁制度:
①鉴定档案保存期的原则是:
a)凡是在厂活动中形成的有长远利用价值的档案应永久保存。
b)凡是在厂活动中,在一定时期内有利用价值的档案要分别长期保存(20~50)年和短期保存(5~20)年。
②介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
③经过鉴定已超过保管期限,失去保存价值的档案,要填写销毁注册,经领导审批,报市档案局备案后方可销毁。
 
⑸档案保管及库房管理制度:
①对接收的档案要及时登记造册,每年按登记全面检查一次档案情况。
②查阅档案烟注意不得随意折角、撕毁、弄脏。
③加强档案的安全管理,档案必须存放在专用保险柜内,保证严密,档案室门窗要坚固,安全可靠。
④库房内保持清洁,卷内摆放整齐,案卷排列规整,透气性好。
⑤库房内严禁吸烟和放置易燃、易爆物品。
⑥严格执行“七防”(防盗、防光、防虫、防潮,防尘、防火、防有害气体)和“四不”(不损坏、不丢失、不泄密,不失密)的要求.
⑦档案管理严格按厂保密制度和有关档案借阅制度执行,不准擅自提取、抄录外借库存档案。
⑧档案管理要做到帐、物、卡、位“四一致”。
 
⑹保密制度:
①各级领导必须重视和宣传保密工作,坚持对职工进行保密教育,检查保密制度的执行情况,防止丢失、泄密,窃密事件的发生。
②凡是密级的材料必须专人专柜保管,严格按有密级档案借阅制度执行。
③凡是经过领导批准特殊外借的有密级档案要有严密措施,严禁带回家和公共场所,不准转借他人,用后及时归还。
④还档案时,档案管理人员必须当面点清,确认无误后方可入库,如发现缺损,应认真查找,并报保密委员会备案,听候处理。
⑤档案管理人员对有密级档案定期检查,发现变质、损坏,立即报告保密委员会,在保密委员会监督下,采取有效措施,或进行复制确保密级档案完整、准确。
⑥外单位借用或索取密级档案,必须经厂保密委员会批准办理手续,严禁私人借用或送人。
 
⑺档案管理人员岗位责任制:
①负责收集具有保存价值和利用价值的档案、资料,合理组卷归档。
②负责档案的鉴定工作,按照文件规定及时鉴定档案归档范围、保管期限、档案密级程度。
③发挥档案作用,积极为领导决策问题提供可靠依据,为用户创造条件,编制好案卷目录,卡片索引.
④遵循档案的分类原则,按文件规定负责档案的整理,进行二次加工,合理组卷,系统排列,准确划分保管期限及密级。
⑤保护档案的完整、安全、机密、达到档案保管的“七防”要求。即防盗、防尘、防虫、防潮、防光、防火、防有害气体。
⑥准确完成档案的统计工作,熟悉掌握库藏,定期统计档案的利用率,效果等。

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